Projekte aufräumen leicht gemacht: 9 Tipps und ein Werkzeug

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HR-StrategieStrategie überprüfen, Budgets berechnen, Projekte planen. Wer macht welches Projekt und wo stehen wir damit? Vor lauter Vorhaben verliert man leicht die Übersicht. Die grauen Zeitfresser-Monster schleichen durch die HR-Abteilung. Alles ist wichtig, niemand ist wirklich zuständig und keiner hat Zeit. Kommt Dir das bekannt vor? Du bist nicht alleine. Die Projektseuche sucht fast jedes Unternehmen heim. Hier sind neun Tipps fürs Projektmanagement im HR.

1. Können wir Projekte vom HR-Tagesgeschäft unterscheiden?

Wenn wir unsere Kunden bitten, alle Projekte auf den Tisch zu legen, dann kommt ein bisschen Marie Kondo-Feeling auf. Gar wunderliche Vorhaben kommen ans Licht. Ladenhüter, die sich über Jahre in der Agenda festkrallen. Kleinprojekte, die innert Tagen erledigt wären, oder schlicht Dinge, die eigentlich zum Tagesgeschäft zählen. Wenn wir es schaffen, eine gemeinsame Definition von «Projekt» zu etablieren, dann haben wir schon mal eine gute Basis. Ein Mittel, um Tagesgeschäft und wirkliche Projekte sauber zu trennen. Per Definition ist ein Projekt ein einmaliges Vorhaben, das klare Lieferobjekte hat, über einen Auftraggeber verfügt, einen Projektleiter hat, über einen definierten Zeitrahmen läuft, an ein Budget gebunden ist, meist mehrere interne Stellen (Teams, Abteilungen, Bereiche) betrifft und einen gewissen Personalaufwand aufweist.

2. Tun wir das Richtige?

Reden wir über Effektivität. Es geht darum, die wichtigen Dinge von den unwichtigen zu unterscheiden. Das ist ziemlich praktisch, wenn es darum geht, Ressourcen zu planen oder Budgets zu kürzen. Es geht also darum, die Dinge zu tun, die uns einem Ziel näherbringen. «Effektives Arbeiten» bedeutet also, nur die Massnahmen zu ergreifen, die uns auch wirklich weiterhelfen. Wenn wir die Digitalisierung vorantreiben wollen, gibt es verschiedenste Möglichkeiten. Ist es eine kluge Idee, allen Mitarbeitenden als erste Handlung ein iPad zu kaufen? Vermutlich nicht.

3. Schaffen wir Mehrwert?

Um Projekte zu priorisieren, können wir ein einfaches Bewertungsraster erstellen. Dieses enthält verschiedene Kriterien wie Umsetzungsaufwand, Zeitbedarf, Dringlichkeit und Mehrwert für die Organisation. Jedes Projekt wird anhand dieser Kriterien beurteilt. Am einfachsten auf einer Skala von 1-10. So erhält jedes Projekt eine Wertung und damit einen Platz in der Prioritätenliste. Gleichzeitig ist jetzt sichergestellt, dass wir die richtigen Dinge tun.

4. Haben wir die Zeit im Griff?

Wir definieren gemeinsam die Zeithorizonte kurz-, mittel- und langfristig. Bewährt haben sich drei Monate für kurzfristige Vorhaben, sechs Monate für mittelfristige und zwölf Monate für langfristige. So können die meisten Projekte den einzelnen Schubladen zugeteilt werden. Grosse Projekte, die länger dauern, müssen in Stücke geschnitten werden. Das hilft, um die Übersicht zu behalten. Wir wollen schliesslich keine Projekte wie der neue Berliner Flughafen, der mit acht Jahren Verspätung und dreifach überzogenem Budget kürzlich eröffnet wurde.

5. Schaffen wir das?

Jetzt wird gebastelt. Oder vielmehr: gedruckt und gepinnt. Wir schreiben jedes Projekt mit Projektnamen, Bewertung, Frist und der für das Projekt verantwortlichen Person auf eine Karte. Diese kommen an eine (Pinn-)Wand: oben die kurzfristigen Projekte, in der Mitte die mittelfristigen und unten der ganze Rest. Jetzt könnt ihr Euch schon mal auf die Schulter klopfen. Es ist aufgeräumt! Aber Halt: Jemand muss das Zeugs auch erledigen. Es gilt also, die Ressourcen zu verhandeln. Können wir überhaupt alle kurzfristigen Dinge, die jetzt an der Wand hängen, erledigen? Trotz Alltagsgeschäft? Gefragt sind hier vor allem die Projektleiter. In dieser Phase können wir nochmal neu priorisieren. Manche Vorhaben landen dann plötzlich etwas weiter hinten – und das ist auch gut so.

6. Wissen wir, was Sache ist?

Jetzt haben wir die prall gefüllte Wand mit allen Projekten. Aufgeräumt und schön geordnet. Das lassen wir am besten gleich so hängen. Wir haben eine Wand, die es erlaubt, alle Projekte auf einen Blick zu sehen. Das Team weiss, was ansteht und es kommt noch besser: Die Mitarbeitenden können sich auch auf Projekte melden und ihre Hilfe anbieten. Transparenz schafft Verständnis und Orientierung.

7. Wir bringen wir das alles auf den Boden?

Nun kommt der etwas unangenehme Teil. Wir kopieren alle Karten, die kurzfristig erledigt werden müssen und eröffnen damit eine zweite Wand. An dieser Wand entsteht ein Kanban. Das Kanban besteht aus mindestens drei Spalten. Spalte eins ist «Zu erledigen» (Angeber nennen es «Backlog»). Spalte zwei ist «In Arbeit» («Doing») und Spalte drei ist «Erledigt» («Done»). Jede Projektkarte durchläuft die drei Spalten in dieser Reihenfolge von links nach rechts. Die Durchlaufzeit der Karte entspricht exakt den drei Monaten, die wir für kurzfristige Projekte definiert haben. Jetzt haben wir nicht nur Transparenz, wir sehen auch physisch den Projektstatus – ohne kompliziertes Excel-Dashboard-Gedöns.

8. Machen wir es richtig?

Wenn wir unter Punkt zwei über Effektivität gesprochen haben, dann kommt jetzt das Thema Effizienz. Die Übungsanlage lautet jetzt nämlich nicht «Wer ist schuld, dass ein Projekt nicht vorwärts kommt?», sondern «Wie können wir einander helfen, damit wir alles gemeinsam erledigt kriegen?» Das Team gewinnt nur, wenn es alle Projekte rechtzeitig ins Ziel bringt. Wir wissen, dass es wenig Sinn macht, alle Vorhaben gleich ins «Doing» zu kippen. Das Prinzip des Kanban beruht auf der Flow-Theorie. Die Theorie besagt, dass Dinge schneller erledigt sind, wenn wir das System nicht überlasten und die Aufgaben fliessen lassen, statt den Abfluss zu verstopfen. Das Team muss sich also darauf einigen, wie viele Aufgaben gleichzeitig in der Spalte «In Arbeit» sein dürfen. Erst wenn ein Vorhaben erledigt ist, darf ein nächstes Vorhaben nachrücken.

9. Haben wir ein Ritual?

Es gibt bei unserem Rezept zwei wichtige Rituale. Das erste Ritual ist das Verhandeln der Ressourcen, das Qualifizieren und Einpflegen neuer Projekte auf der Projektwand. Bei diesem Treffen müssen alle Projektverantwortlichen anwesend sein. Es findet alle 2-3 Monate statt und dauert etwa 2-3 Stunden. Das zweite Ritual findet alle 2-3 Wochen statt. Es geht darum, den Projektfortschritt an der Kanban-Wand zu besprechen. Dazu beantwortet jede projektverantwortliche Person vier Fragen: Was habe ich erledigt? Woran arbeite ich gerade? Was packe ich als nächstes an? Wo brauche ich Hilfe? Dieses Meeting sollte nicht mehr als eine halbe Stunde dauern, allen einen Überblick verschaffen und gleichzeitig Möglichkeiten bieten, sich gegenseitig zu helfen.

Gibt es Werkzeuge dafür?

Für diese Abläufe hat der Verein Denkplan zusammen mit den ehemaligen Entwicklungsleitern von Digitec Galaxus ein Werkzeug entwickelt, das genau diese Schritte erleichtert. Es gibt eine analoge Werkzeugbox und eine digitale Softwarelösung dazu. Viele grosse und kleine Unternehmen nutzen diese Werkzeuge schon. Wir sagen: Die Lösung ist nicht das Werkzeug. Die Lösung ist das richtige Mindset –und die Disziplin, diese einfachen Schritte einzuhalten. Denn auch hier gilt: «A fool with a tool is still a fool.»

Fazit

Projekte aufräumen ist etwa so wie Frühlingsputz: etwas mühsam, bis die ersten Schritte gemacht sind. Aber unheimlich befriedigend, wenn es dann einmal zu funktionieren beginnt. Wir glauben nicht an Projektmanagement mit komplizierten Excel-Listen oder daran, dass es eine komplexe Software braucht. Wir glauben nicht an ein Projektcontrolling, dass Projektleitende mit Formularen eindeckt und möglichst viele Details sammelt. Wir glauben an die Kraft der Zusammenarbeit auf Augenhöhe und an Transparenz. Projekte aufräumen macht den Kopf frei – starte jetzt!

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