Auch im Recruiting gibt es sie: die Disziplinen, über die niemand spricht. Für gutes Recruiting sind sie aber unerlässlich, um Prozesskonflikte zu eliminieren.
Stakeholder-Management & Rollenklärung
Recruiting wird oft auf die sichtbaren Aspekte reduziert: Stellenanzeigen, Interviews und das Kandidatenerlebnis. Doch beginnt gutes Recruiting schon viel früher. Bevor die erste Bewerbung eingeht. Und tatsächlich entscheidet sich bereits dann, ob der Rekrutierungsprozess erfolgreich sein wird, oder aber in Unstimmigkeiten und Rückfragen zum Wesentlichen stecken bleibt.
Aus diesem Grund ist es essenziell, sich zu Beginn der Reise die Frage zu stellen: Wer sind die Stakeholder im Recruiting?
Ein Stakeholder ist jede Person oder Gruppe, die Einfluss auf den Rekrutierungsprozess hat oder vom Ergebnis betroffen ist. In der Welt der Talent Acquisition sind das typischerweise fünf Gruppen:
- Hiring Manager / Linie: Ermittelt und erkennt den Bedarf und wird als Resultat des Rekrutierungsprozesses mit der neuen Person zusammenarbeiten.
- HR Business Partner: Kann organisationsweite Perspektive in den Prozess miteinbringen, verantwortet Personalstrategie und erkennt interne Entwicklungsmöglichkeiten.
- Talent Acquisition: Ist bestens vertraut mit dem Kandidatenmarkt, weiss, was sich auf dem Arbeitsmarkt oder bei der Konkurrenz tut, und ist sich über die Verfügbarkeit, die Gehaltsniveaus sowie die notwendige Suchstrategie im Klaren.
- Management / Budgetverantwortliche: Bei Schlüsselpositionen oder Führungspositionen wird oft eine weitere Ebene involviert. So werden Kosten und strategische Bedeutung der Rolle betrachtet.
- Kandidatinnen und Kandidaten: Oft die am meisten unterschätzte Gruppe, Allerdings mit hohen Ansprüchen. Sie erwarten Transparenz, Klarheit und Geschwindigkeit im Prozess.
Typische Konflikte im Recruiting
Erfahrene Recruiter kennen diese Konflikte nur zu gut:
- Konflikt 1: Die eierlegende Wollmilchsau. Die Linie sucht ein sehr spezifisches Profil, das jedoch kaum verfügbar ist oder auch zu den gesetzten Rahmenbedingungen, etwa dem Gehaltsgefüge, nicht passt. Solche Diskussionen drehen sich um Anpassungen und verlängern Suchprozesse.
- Konflikt 2: Genauigkeit vs Geschwindigkeit. Die Linie möchte möglichst schnell besetzen, obwohl die Kapazität, sich aktiv im Prozess zu beteiligen, limitiert ist, oder auch die folgenden Prozesse die Geschwindigkeit nicht hergeben. Hat alles seine Berechtigung, führt aber oft zu Frustration.
- Konflikt 3: Zu viele Beteiligte im Entscheidungsprozess. Viele Personen sind involviert und möchten mitentscheiden. Ohne klare Vorgabe, wer das letzte Wort hat. Dies kann zu Verzögerungen und Unstimmigkeiten führen.
Um diese und andere mögliche Konflikte zu vermeiden, empfiehlt sich eine Stakeholder-Analyse. Folgende drei Fragen helfen dabei:
- Wer hat Einfluss auf den Entscheid und wer trifft eine Entscheidung final?
- Wer ist in welchem Ausmass von der Entscheidung betroffen?
- Wer benötigt wann welche Informationen und muss wann im Prozess inkludiert / berücksichtigt werden?
Eine einfache Stakeholder-Analyse könnte wie folgt ausschauen:
Stakeholder-Analyse
| Stakeholder | Einfluss | Interesse | Einbindung |
|---|---|---|---|
| Hiring Manager | hoch | hoch | eng im Prozess |
| HRBP | mittel | hoch | regelmässige Abstimmung |
| Management | hoch | mittel | punktuell involvieren |
| Team | gering | mittel | transparent informieren |
| Kandidierende | hoch | hoch | regelmässig informieren |
Was aber passiert häufig in der Realität? – alle Stakeholder erhalten die gleiche Information. Dabei interessieren sich unterschiedliche Gruppen für verschiedene Aspekte:
- Hiring Manager: fachliche Passung und Teamfit
- HR Business Partner: Entwicklungspotenzial und Organisationsperspektive
- Management: Kosten, Risiken, strategische Relevanz
- Kandidat: Wo steht man im Prozess, was passiert als Nächstes
Rollenklärung im Recruitingprozess
Neben gutem Stakeholdermanagement steht Rollenverständnis klar im Fokus. Mögliche Variante, um dies zu visualisieren, ist das RACI-Modell:
- Responsible: Wer führt die Aufgabe aus?
- Accountable: Wer trägt die Gesamtverantwortung?
- Consulted: Wer wird einbezogen?
- Informed: Wer wird informiert?
RACI im Recruiting: Ein Beispiel
| Prozessschritt | R | A | C | I |
|---|---|---|---|---|
| Stellenprofil definieren | Hiring Manager | Bereichsleitung | HRBP, TA | Team |
| Inserat erstellen | Talent Acquisition | HR | Hiring Manager | HRBP |
| Kandidatensuche | Talent Acquisition | HR | Hiring Manager | HRBP |
| Interviews führen | Hiring Manager | Bereichsleitung | TA | HRBP |
| Entscheid | Hiring Manager | Bereichsleitung | HRBP | TA |
Der Mehrwert eines RACI-Modells liegt weniger in der Tabelle selbst, sondern in der Klarheit, die dadurch im Prozess entsteht. Wenn früh definiert wird, wer verantwortlich ist, bei wem die Entscheidungskraft liegt und welche Personen lediglich informiert werden müssen, lassen sich viele Spannungsfelder von Anfang an vermeiden.
Wenn man heute über Talent Acquisition spricht, spricht man gerne und oft über Tools, Daten und KI. Dabei liegt einer der grössten Hebel ganz woanders – bei gutem Stakeholdermanagement und klarer Rollenverteilung. Genau hier beginnt die eigentliche Arbeit hinter den Kulissen.