Weg ist weg? Wie Wissen im Recruiting bleibt, wenn Menschen gehen

Letzte Woche hat ein Hiring Manager etwas verärgert zu mir gesagt: «Ich muss euch immer wieder das Gleiche erzählen. Wenn jemand nicht da ist oder euer Team verlässt, weiss sonst niemand Bescheid!» Ganz so ist es natürlich nicht, aber ein bisschen Wahrheit steckt wohl schon dahinter…

Es gibt sie in fast jedem Recruiting-Team: die Recruiterin, die weiss, warum wir genau diesen Sourcing-Kanal für IT-Profile nutzen. Oder jene, die genau weiss, wie sie mit einem anspruchsvollen Hiring Manager umgehen muss, damit das Interview ein Erfolg wird. Und dann fällt diese Person aus oder verlässt das Team und mit ihr geht das ganze Wissen und die Erfahrung. Und was ist mit dem Wissenstransfer? Den gibt es theoretisch schon: dokumentierte Prozesse, verstreute Notizen, ein veraltetes OneNote, irgendwelche vor Jahren erstellten Word- und Excel-Dokumente – die Liste ist gefühlt endlos. Theoretisch sind alle bereit, ihr Wissen zu teile, doch der operative, schnelllebige Recruiting Alltag macht uns oft einen Strich durch die Rechnung. Es fehlt schlichtweg die Zeit (und manchmal auch die Lust), das Wissen sauber zu dokumentieren. Was können wir tun?

Was nicht funktioniert

In vielen Teams existieren irgendwelche Dokumentationen, die irgendwo abgelegt sind. Leider aber unsystematisch, verstreut über verschiedene Systeme und Ordner, welche oft mit der Zeit wieder vergessen gehen und nicht regelmässig gepflegt werden. Diese Ablagen schrecken eher ab, als dass sie helfen. Der Wissenstransfer passiert dadurch nicht systematisch und nachhaltig, sondern führt eher zu Verwirrung: «Wo ist das nun schon wieder abgelegt? Ist das wirklich die neuste Dokumentation? War da nicht mal etwas, das es besonders zu beachten gibt?»

Vorschläge, wie Wissen im Recruiting-Team nachhaltig transferiert werden kann

1. Klärung der Frage nach dem «richtigen» Ablagetool

Wenn es zum Wissenstransfer kommt, ist das bei uns immer die erste Frage: Welches Tool nutzen wir? Vom klassischen Word-Dokument oder OneNote über Confluence und Sharepoint bis hin zu Miro sind alle Vorschläge mit dabei. Jeder mit seinen eigenen Vor- und Nachteilen, was es schwierig macht eine Einigung zu erzielen. Doch ist das wirklich relevant? Die Wahl sollte zum Team und der Organisation passen, jedoch ist es meiner Meinung nach viel relevanter, wie das System oder Tool dann auch genutzt und gepflegt wird.

Wenn es zum Wissenstransfer kommt, ist das bei uns immer die erste Frage: Welches Tool nutzen wir? Vom klassischen Word-Dokument oder OneNote über Confluence und Sharepoint bis hin zu Miro sind alle Vorschläge mit dabei. Jeder mit seinen eigenen Vor- und Nachteilen, was es schwierig macht eine Einigung zu erzielen. Doch ist das wirklich relevant? Die Wahl sollte zum Team und der Organisation passen, jedoch ist es meiner Meinung nach viel relevanter, wie das System oder Tool dann auch genutzt und gepflegt wird.  

2. Pflege des Ablagetools und der Informationen

Dieser Teil ist viel eher zum Scheitern verurteilt als die reine Wahl des richtigen Tools. Hier ein paar Tipps, wie es vielleicht doch klappen könnte:

• Klare Verantwortlichkeiten im Team schaffen: Definieren, wer konkret für die Pflege welcher Informationen zuständig ist. Wissenstransfer soll nicht auf den Schultern einer oder weniger Personen sitzen, sondern ist eine Aufgabe des gesamten Teams.
• Die Dokumentation fest in den Prozess einbauen: Wenn eine Stelle abgeschlossen wird, gehört zum Abschluss ebenso wie die Anstellung einer Person, die Dokumentation aller speziellen Informationen und aussergewöhnlichen Erkenntnisse, welche künftig wieder wichtig sind.
• Regelmässige gemeinsame Update- und Bereinigungs-Meetings: Organisation von einem quartalsweisen, fest eingeplanten Zusammenkommen, bei welchem der verantwortete Teil durchgekämmt, bereinigt und ergänzt wird. Um die Motivation dafür zu steigern kann man das im Team vor Ort machen und es mit einer gemeinsamen Kaffee-Pause oder einem Apéro danach verbinden.
• Aktives Nutzen der Informationen: Bevor man lange sucht oder im Team herumfragt, wer etwas weiss, gezielt die Dokumentation nutzen. Wenn man die Antwort dazu nicht findet, am besten direkt ergänzen, nachdem man sie sonst irgendwo gefunden hat.

3. Weitere unterstützende Massnahmen

Um neben einer systematischen Ablage den Wissenstransfer weiter zu unterstützen, bieten sich auch folgende, einfach einzuführende Massnahmen an:

• Einführung des «Buddy-Prinzips»: Mindestens zwei Personen kennen sich mit einem Themenbereich oder einer Abteilung aus. Wenn eine dieser Personen ausfällt oder geht, ist sichergestellt, dass noch jemand Bescheid weiss.
• Regelmässiger Wissens-Austausch im gesamten Team: Kurze, regelmässige Meetings, in denen eine Person ihr Wissen zu einem Spezialgebiet, einem speziellen Vorkommnis oder zu spezifischen Neuigkeiten im Team teilt. So bleibt das Wissen lebendig und nicht nur dokumentiert und es entsteht eine Lernkultur im Team.
• Dokumentationen Onboarding-fähig machen: Bei jeder Dokumentation, sollten wir uns die Frage stellen: «Versteht das auch eine Person, die neu ins Team kommt und noch kein Hintergrundwissen hat?» Wenn nicht, dann bitte umformulieren.
• Erkenntnis, dass nicht alles perfekt sein muss, bevor man startet: Beginnt einfach mal mit einem Thema, einer Abteilung, einer Information, welche euch wichtig erscheint und lasst die Dokumentation wachsen. Wissenstransfer ist kein Projekt, dass irgendwann abgeschlossen ist, sondern muss in den Alltag integriert und regelmässig gepflegt werden.

Unterm Strich: Wissen teilen bringt das Recruiting-Team auf das nächste Level

Recruiting ist ein Teamsport, auch wenn dieser Gedanke im Alltag manchmal untergeht. Wer Wissen zurückhält – ob aus Zeitdruck oder Gewohnheit – riskiert nicht nur Doppelarbeit, sondern auch Qualitätsverlust. Wer hingegen teilt, was er oder sie weiss, schafft etwas, das bleibt: ein Recruiting-Team mit einer positiven Lernkultur, das auch bei Wechseln nicht aus der Bahn gerät und professionell auftreten kann. Und mal ehrlich: Wer möchte schon beim nächsten Abgang wieder alte Mails durchsuchen mit dem Gedanken: «Wie war das schon wieder bei dieser Abteilung mit diesem Hiring Manager?»