Kandidaten berichten uns Haarsträubendes über die Art und Weise, wie Unternehmen Jobabsagen erteilen. Wer nach persönlichen Gesprächen Standardabsagen verschickt oder Bewerbende «ghostet», verpasst nicht nur eine Chance für Employer Branding. Er verhält sich auch unfair und stillos. Und das kann dem Firmenimage schaden.
Seriöse Kandidatinnen und Kandidaten investieren Zeit und Herzblut in ihr Motivationsschreiben. Sie beziffern den durchschnittlichen Aufwand mit locker zwei bis drei Stunden pro Stelle. Seriöse Arbeitgeber sollten ein Interesse daran haben, diesen Effort zu würdigen – mit einem professionellen Absagemanagement.
Absagen bergen Chancen und Risiken für die Arbeitgebermarke. Auch wenn es für jede freie Stelle meist nur einen Gewinner gibt, so sind die qualifizierten, leer ausgegangenen Mitbewerbenden oft ein unbezahlbarer Fundus für den Talentpool der Firma. Und selbst wenn nicht: Kandidaten sind potentielle Kunden oder kennen potentielle Kunden und teilen ihre Erfahrungen mit ihrem Umfeld.
Bitte keine Standardabsagen nach dem persönlichen Gespräch
Natürlich ist es unrealistisch, für jede Absage eine detaillierte Begründung zu verfassen. Doch es zeugt von schlechtem Stil, wenn Arbeitgeber nach einem persönlichen Vorstellungsgespräch Standardabsagen per Mail verschicken – oder überhaupt nichts mehr von sich hören lassen. Denn nicht nur aus Eigennutz hinsichtlich Employer Branding ist die Kommunikation im Bewerbungsprozess zentral – sondern auch aus Fairness.
Noch viel peinlicher die Erfahrung jenes Kandidaten, der viermal beim CEO eines potentiellen neuen Arbeitgebers vorstellig werden musste – inklusive Case-Präsentation –, um an einem Freitagabend von der Assistentin eine Absage auf den Anrufbeantworter zu erhalten. Die offizielle Begründung: Die Firma wolle die Stelle mit einer Frau besetzen.
Eine andere Kandidatin berichtet davon, dass ein Arbeitgeber sie auf LinkedIn persönlich aufgefordert hatte, sich zu bewerben. Mit dem Resultat, dass ihre Bewerbung und ihre Versuche zur Kontaktaufnahme bis heute unbeantwortet blieben.
Ghosting ist schlimmer als jede Absage
Laut Wikipedia bedeutet Ghosting «einen vollständigen Kontakt- und Kommunikationsabbruch in einer zwischenmenschlichen Beziehung ohne Ankündigung». Wir hören von erschreckenden 60 Prozent aller Firmen, die auf eine schriftliche Bewerbung keinerlei Antwort geben – abgesehen von einer automatisierten Empfangsbestätigung. Und Ghosting – darüber sind sich Kandidaten einig – ist schlimmer als jede Absage.
Besonders stossend ist die Funkstille bei prekären Kandidatengruppen im derzeit angespannten Arbeitsmarkt. So ist in der NZZ vom 7. Oktober 2020 von stellensuchenden Jugendlichen zu lesen, die angeben, dass «die meisten [Firmen] sich [auf die Bewerbung] nie gemeldet oder eine Standardantwort geschickt haben».
Funkstille lässt Kandidaten abspringen
Alle wünschen sich eine zeitnahe Rückmeldung – und beklagen die lange Zeitdauer im Bewerbungsmanagement. Dabei ist die Zeitwahrnehmung auf Kandidaten- und HR-Seite gänzlich unterschiedlich: Zwei Wochen können je nach Sichtweise eine halbe Ewigkeit darstellen oder im Nu verflogen sein.
Wie rasch ein Arbeitgeber Rückmeldung gibt, sagt viel über seine Fairness aus. Falls eine zeitnahe Antwort aufgrund interner Gründe nicht möglich ist, schätzen Kandidaten eine proaktive Information mit der Bitte um etwas Geduld. Ansonsten ist eine lange Funkstille meist ein unmissverständliches Indiz einer drohenden Absage. Und wenn nicht, ist der Wunschkandidat möglicherweise schon bei einem schnelleren Arbeitgeber untergekommen.
Wir begrüssen es übrigens, wenn Kandidatinnen und Kandidaten mutig zum Hörer greifen und sich nach dem Stand der Dinge oder nach dem Absagegrund erkundigen. Wenn sie dann unwirsch oder schnoddrig behandelt werden, spricht das überhaupt nicht fürs Unternehmen am anderen Ende der Leitung. Vielmehr gehört es zum guten Ton, Fragen seriös zu beantworten und sich die nötige Zeit dafür zu nehmen. Es ist bei uns so sogar schon zu einer Stellenbesetzung gekommen mit einer Kandidatin, der wir bereits abgesagt hatten – weil sie sich proaktiv bei uns meldete und es verstand, die Absagegründe zu relativieren.
«Sehr geehrter Bewerber …»
Absagen sind in aller Regel belanglos und allgemein gehalten, um möglichst keine Angriffsfläche nach aussen zu bilden. «Kandidaten, die dem gesuchten Profil besser entsprechen» sind für HR die einfachste Antwort, weil sie politisch korrekt ist. Sie zeugt aber nicht von einer ausführlichen, wertschätzenden Auseinandersetzung mit dem eingereichten Dossier, sondern kommt auf der Empfängerseite als «billiges Abspeisen» an. Floskeln wie «nach eingehender Prüfung Ihrer Unterlagen» helfen da wenig – vor allem, wenn sie postwendend nach dem Einreichen des Bewerbungsdossiers zurückkommen. Ein solches Vorgehen lässt auf eine deutliche Diskrepanz zu den propagierten, menschenorientierten Werten auf manch einer Firmenwebsite schliessen.
Auch standardisierte Anreden wie «Liebe/r Hans Muster» oder «Sehr geehrter Bewerber» kommen nicht gut an. Einer unserer Kandidaten berichtet von einer Empfangsbestätigung mit dem Wortlaut: «Wenn Sie innerhalb von vier Wochen nichts von uns hören, bedeutet dies eine Absage.» Eine solche Kommunikation lässt wenig schmeichelhafte Rückschlüsse auf die Unternehmenskultur zu.
Wertschätzung und dosierte Ehrlichkeit
Zugegeben: Auch wir als Berater halten uns an unverfängliche Absagebegründungen, versehen mit Bedauern, Ermunterung und guten Wünschen für die weitere Stellensuche. In jedem Fall stehen wir jedoch für das persönliche und ehrliche Gespräch bereit. Eine Patentlösung scheint es nicht zu geben. Eine Absage ist immer enttäuschend. Doch ein Mix aus Wertschätzung und dosierter Ehrlichkeit scheint ein guter Ansatz zu sein.
Kandidatinnen und Kandidaten können meiner Erfahrung nach meist besser mit der Wahrheit umgehen, als wir denken. Sie wünschen sich eine transparente Information über den Stand des Bewerbungsprozesses und konstruktive Hinweise zu den Absagegründen – auch wenn es unangenehm ist. Dies bringt sie persönlich weiter, weil sie erfahren, was sie nächstes Mal verbessern können.
Doch wieviel diplomatische Ehrlichkeit liegt drin? Klar ist, dass eine Absage weder die Persönlichkeit verletzen noch diskriminierend sein darf. Doch was ist mit weichen Faktoren? Was, wenn die Bewerbung auf dem Papier alle Anforderungen erfüllt – aber beispielsweise kein Herzblut für die Stelle zu spüren ist? Ist das wirklich ein Absagegrund, den man nennen darf? Der Zwiespalt ist ungelöst – am wichtigsten bleibt eine zeitgerechte, faire Antwort mit einem Gesprächsangebot.
Für einen unserer Kunden ist es selbstverständlich, leer ausgegangenen Kandidaten nach erfolgtem Interview Respekt zu zollen. Er tut dies mit einem persönlichen Mail, in dem er sich für das Gespräch bedankt, hervorhebt, was er an der oder dem Bewerbenden besonders geschätzt hat, und sich für Fragen zur Verfügung stellt. Auch gut: «Bitte betrachten Sie diese Mitteilung nicht als Wertung Ihrer persönlichen Kenntnisse und Fähigkeiten. Für Ihre berufliche und persönliche Zukunft wünschen wir Ihnen alles Gute und hoffen, dass sich Ihre Berufsvorstellungen bald realisieren lassen.» Oder mit dieser sympathischen Formulierung: «Für Ihre Zeit, die Sie in Ihre Bewerbung investiert haben, bedanken wir uns ausdrücklich bei Ihnen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung.» Selbstredend gibt es zahlreiche weitere positive Beispiele von Firmen, die als Wunscharbeitgeber zurecht alle Trümpfe in der Hand haben.
Sicher ist es hilfreich zu erfahren, wieso man mal wieder nicht der oder die Bessere war, oder welche Kleinigkeiten ausschlaggebend waren um nicht gewählt zu werden. Aus meiner Sicht beginnt das Problem schon bei der Ausschreibung der Stelle und den Anforderungen, die mitunter nicht ausreichend sind obwohl vollumfänglich vorhanden.
Ich bin seit Oktober 2019 stellenlos nach einer Freistellung ohne Begründung und das mit 56 Jahren. Wenn ich eingeladen werde, erhalte ich oft die Rückmeldung von 200 eingegangenen Dossiers wovon 5-10% der Kandidaten in Frage kämen. Vielleicht ist man also einfach nur überfordert damit, dass man einen unpräzisen Job gemacht hat?
Rein hypothetisch: Wie viel Ehrlichkeit kann man vertragen, ohne sich abgewiesen/verletzt/schlecht behandelt zu fühlen? Denn bei einem Interview kann man unter Umständen so «manipuliert» werden, dass man nicht den Werten der Firma entspricht. Eine Absage basiert somit auf subjektiven Wahrnehmungen und ist somit selten konstruktiv oder hilfreich.
Liebe Frau Zumsteg
Mit den Grenzen der Ehrlichkeit haben Sie natürlich vollkommen Recht. Nicht alle Kandidat*innen wollen sie oder können damit umgehen – aber diejenigen, die eine aussagekräftige Antwort erhalten möchten, sollten sie erstens auch erhalten und zweitens, diese annehmen können. Dass sich Firmen gegenüber Kandidaten über die hohe Anzahl von Bewerbungen «beklagen» (was uns auch immer wieder zugetragen wird), erachte ich als höchst umprofessionell. Wen interessiert denn das schon? Da kommt in der Tat der Gedanke an Überforderung auf…
Auf positivere Erfahrungen!
Bevor Sie aussagefähige Absagen verfassen, sollten Sie sich als Personaler und zukünftiger Arbeitgeber in Bezug auf die Entscheidung für Ihren neuen Mitarbeitenden sehr sicher sein. Diese Überzeugung und eine einvernehmliche, interne Bestätigung aller Beteiligten hilft Ihnen, die Absageschreiben authentisch zu verfassen oder unterlegenen Kandidaten in einem freundlichen Telefonat abschliessend abzusagen.
Dem kann ich nur zustimmen! Merci für die wertvolle Ergänzung. Eine «saubere» Vorarbeit ist in den meisten Situationen der gewinnbringendste Ansatz, um ungewollte Entwicklungen oder Reaktionen zu verhindern. Mit dieser gewonnenen Klarheit hat man dann unweigerlich auch ein anderes Auftreten nach aussen als mit dem derzeitig vielbeobachteten «husch-husch».
Hallo Sabine, volle Zustimmung! Gruss, Andreas
Hallo in die Runde
Als langjährige HR-lerin propagiere ich seit Jahrzehnten Respekt im Umgang mit Mitarbeitenden und Bewerbern – schlicht mit Menschen. Aktuell suche ich selber eine neue Aufgabe und muss feststellen, es wird eher schlimmer als besser. Liebe HR-Kolleg*innen, denkt stets daran: Eines Tages sitzt ihr vielleicht auf der anderen Seite des Schreibtisches und wie möchtet ihr dann behandelt werden? Aber Erfahrung erhellt leider eben nur den, der sie hat…
Gute Besserung fürs Recruiting,
Petra Ehrlicher
Merci, Petra, für den engagierten Input! Und viel Glück, so dass Du hoffentlich auf Personen triffst, welche die andere Seite des Schreibtisches kennengelernt haben.
Grüezi Miteinander
Ich habe mich im Kanton Zürich und Schaffhausen gemeldet fürs Contact Tracing. Man sollte meinen die suchen wirklich Personen die sie zur Zeit entlasten.
Aber eben keine Antwort ist auch eine Antwort. Dafür kommen Telefonate und Infos gar nicht oder viel zu spät usw.
Als ehemalige GF habe ich für ein solches Vorgehen kein Verständnis und dann wird noch geklagt es seien zu wenig MA um die Arbeiten zu bewältigen.
*Name von der Redaktion geändert
Ein solches Verhalten lässt auf Dilettantismus schliessen und ist im Corona-Kontext besonders unverständlich. Wenn es nur dabei bleiben würde – doch letztlich sind wir Bürger dann die Leidtragenden…
Es gab – gibt es immer noch? – manchmal die Pflicht, von Gesetzes wegen eine Stelle auszuschreiben (z.B. bei staatlichen Institutionen), obschon die betreffende Organisation bereits wusste, wen sie anstellen wollte.
Übrigens, wenn man ein zweites oder gar drittes Mal aufgeboten wurde, kann man schon mal eine Rechnung für den Aufwand schicken, auch wenn die vielleicht nicht bezahlt wird. Und falls die Umstände ganz schäbig waren, könnte man die Firma sogar betreiben, falls sie nicht bezahlt.
DAS nenne ich einen kreativen Ansatz – im Ernst, warum auch nicht? Denn es geht letztlich um Respekt und der darf ruhig auch eingefordert werden, finde ich!
Liebe Sabine
Es ist in der Tat als Bewerber herausfordernd, die Motivation in den von dir und den Kommentierenden geschilderten Fällen hoch zu halten. Aber es ist ein persönlicher Entscheid, nach Enttäuschungen weiter zu machen. Zu dem Thema wünsche ich mir u.a. Folgendes:
Arbeitgeber sollten ihre Kriterien viel offensiver artikulieren. Wenn ich meinen Job im HR gut machen will, brauche ich klare, kommunizierbare Qualifikationen, die dann auch die qualifizierte Rückmeldung bei 300 Bewerbenden einfacher möglich machen. Letzte Wochen schrieb mir z.B. ein Search Consultant, dass meine Gehaltsvorstellungen über dem Rahmen von XY liegen und daher der Prozess nicht weitergeht. Zwar schade, aber klar und deutlich. Ebenso vorstellbar: Wir trauen Ihnen den Job nicht zu, da Sie erst zwei Jahre Erfahrung in XY haben. Oder: Ohne französische Sprachkenntnisse werden Sie in diesem Job nicht glücklich, etc.
Was ich mir ebenfalls wichtig erscheint: Jeder Bewerber will auch lernen und hat vielleicht selten eine Chance gehabt, qualifiziertes Feedback zu seiner Person zu erhalten. Für potentielle Arbeitgeber eine einmalige Chance, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Was mir immer weiterhilft: Jede schlecht gemachte Absage bewahrt mich vor einer noch schlechteren Erfahrung bei diesem Arbeitgeber.
Lieber Rainer
Mit Deinem Schlusssatz hast Du den Nagel auf den Kopf getroffen! Ja, lieber ein «Ende mit Schrecken als ein Schrecken ohne Ende» beim neuen Arbeitgeber, der sich im Arbeitsalltag nicht plötzlich viel anders verhält als im Bewerbungsprozess. Und ja, auch wir erleben in unserem Beratungsalltag Dankbarkeit seitens der Beweber*innen für ein ehrliches Feedback. Denn ohne konstruktive Rückmeldungen geht gleichzeitig eine wertvolle Chance der Weiterentwicklung verlustig.
Merci, Sabine
Vielen Dank für den Kommentar, der auch mir aus dem Herzen gesprochen hat!
Es wäre ja nicht so schwierig. Insbesondere bietet die Informatik im Jahre 2020 ja genügend Möglichkeiten, das auch noch effizient zu handeln. Aber bei verschiedenen Firmen bekommt man die (automatisierte) Absage dann von einer E-Mail-Adresse des Bewerber-Managementsystems und nicht von Firma XY, bei der man sich beworben hat…
Im Prinzip Chancen über Chancen für Beratungs- und IT-Leistungen!
Danke, Jann, für die zustimmenden Worte! Noch so gerne packen wir die Chancen in unserer Beratungsboutique – Sie vielleicht in der IT?! So reissen wir das Steuer herum!
Viele Firmenchefs sehen ihre Angestellten noch immer und nur als Kostenfaktor. Sie vergessen dabei, dass ich mich an einem Tag auf eine Stelle bewerbe und am anderen Tag als Kunde, als Auftraggeber, als Firmenchef, als Journalist, als Meinungsmacher usw. unterwegs bin.
Ja, das ist in der Tat leider wirklich so und es ist mir ein Rätsel, weshalb Firmen sich dies nicht mehr vor Augen halten. Danke für den wertvollen Kommentar.
Der politisch korrekte Kommunikationsverkehr mit den Stellensuchenden sowie mit den Angestellten denen gekündigt werden soll ist ein Urwald und nicht mehr anständig zu bewältigen. Was noch erschwerend dazu kommt ist, dass meistens die Vorstellung über die eigene Fachkundigkeit nicht ganz mit der Wirklichkeit übereinstimmt. Was in diesem Zusammenhang auch nicht vergessen werden sollte ist, dass die Stellenvermittlungsfirmen den persönlichen Umgang mit den Leuten sehr negativ beeinflusst hat. Man holt und man schickt so wie es einem gefällt. Dies färbt leider auch auf den Umgang mit den normalen Bewerbungen ab. Vor allem von den so genannten Grossen können wir lernen wie mit dem Personal umgegangen wird. Aber alle wollen ja zu den Grossen und die Kleinen lernen halt wie man es heute macht…von den Grossen!
Abschliessend: Es ist frustrierend was der Markt will und zahlt und was an Leistung rüberkommt. Eine Tatsache, die vor allem für kleine Firmen frustrierend ist.
Ich kann Ihre Frustration nachvollziehen! «Gross» ist nicht immer gleichbedeutend mit «gut», worin Sie völlig recht liegen. Als kleine Boutique können wir davon ein Liedchen singen! Wollen wir es zusammen anstimmen?
Soeben hat mich nun auch dieses Schicksal ereilt. Seit heute Morgen sass ich an einer Bewerbung. Feilte hier und dort, studierte sprichwörtlich die Homepage, baute Zitate ein, und und und…
Ich war guter Dinge beim Absenden der Email – positiv gestimmt und fröhlich. Keine 45 Minuten später hatte ich bereits Post: «Hallo, danke für Ihre Bewerbung. Leider könnten wir Sie nicht weiter berücksichtigen.» Was soll ich als Bewerber dazu sagen? Wenigstens noch ein «Danke» und ein «leider».
Ansonsten: Traurige Realität! Nur nicht persönlich nehmen!
Ihre Zeilen haben mich betroffen gemacht und ich kann Sie nur darin bestätigen, solche ärgerlichen Erlebnisse nicht persönlich zu nehmen. Denn es gibt sie, die Arbeitgeber, die durchaus um die Bedeutung von Anstand wissen. Ich wünsche Ihnen den nötigen Optimismus!
Eine Absage. Immerhin. Denn von ca. 80% meiner Bewerbungen höre ich gar nichts. 15% sind standardisierte Absagen, teilweise gar als PDF-Datei verschickt. Die restlichen 5% sind zufriedenstellend. Ich finde das traurig…
Dies ist in der Tat eine himmeltraurige Bilanz! Es gibt immerhin einen leisen Trost, dass die «Übeltäter» von heute durchaus die Stellensuchenden von morgen sein könnten… Ich wünsche Ihnen trotz allem die eine oder andere positive Erfahrung und ein baldiges Ende der leidigen Stellensuche.
Ich begleite Stellensuchende seit bald 20 Jahren. Dosierte Ehrlichkeit? Weshalb nicht offen und transparent? Das würde einem Bewerber einen echten Mehrwert für weitere Gespräche liefern.
Eine sehr gefährliche Entwicklung, wo Zurückhaltung nicht am Platz ist.
Wie Recht Sie doch haben! Merci für Ihren Aufruf zu Ehrlichkeit, den ich zu 100% teile.
Zweifelsohne ist das Thema Umgang mit Bewerbungen, das am meisten unterschätzte innerhalb der HR-Community und es gibt tatsächlich viel Luft nach oben. Doch werfen wir nicht alle Unternehmungen in einen Topf. Denn immer mehr erkennen in der Candidate Journey ihre Chancen bei der Bewerberkommunikation und setzen sich von der Empfangsbestätigung bis zur Zu- resp. Absage positiv ins Szene. Hier spreche ich stellvertretend von konkreten Beispielen meiner Kunden. Verwerflich und nicht akzeptierbar sind systemisch abgefasste, nicht wertschätzende Roboter Absagen.
Merci für Ihren Hinweis. Ja, es gibt durchaus die image-bewussten Firmen, für die Candidate Journey und Employer Branding mehr als wohlklingende Floskeln sind. Glücklicherweise!
Liebe Sabine
ich kann deinen Beitrag nur bestätigen.
Auf eine Country-HR-Leitungsstelle reagierte ein Grossunternehmen aus der Pharmabranche sogar mit einer Roboter-Automatik-Absage gespickt mit Rechtschreibfehlern. Das ist schlicht ein Armutszeugnis. Wie du geschrieben hast: Auch Kandidaten sind Kunden und ein schlechtes Erlebnis solcher Art wird mind. an 10 Personen weitergegeben.
Vielen Dank für deinen sehr wahren Bericht der gegenwärtigen Situation.
Danke DIR, liebe Barbara, für Deine zustimmenden Zeilen. Möchte man als BewerberIn überhaupt bei einem so nachlässig auftretenden Unternehmen arbeiten? Ich meine nicht!
Liebe Sabine
Well done! Wie sage ich immer so schön in unserem Employer-Brand-Kurs? Employer Branding wird erst bei einer Entlassung oder bei einer Absage richtig erlebbar. Ein schönes Video auf die Webseite stellen ist einfach, einen guten Onboarding-Tag zu organisieren ist nicht schwer. Die Strahlkraft einer Entlassung oder einer Absage wird immer noch massiv unterschätzt. Danke für diese coolen Beitrag!
Lieber Christoph
Demzufolge sollte manch einer Deinen Employer-Branding-Kurs besuchen oder einfach das Sprichwort befolgen: «Was Du nicht willst, das man Dir tu, das füg‘ auch keinem andern zu.» Merci für Deinen Zuspruch.