Mehr Zeit für Menschliches durch KI: An diesem Mantra regen sich derzeit Zweifel. Denn gerade der zwischenmenschliche Teil der Arbeit wird zunehmend automatisiert. Weshalb?
Kürzlich sass ich beim Abendessen mit einer Bekannten zusammen. Irgendwann kamen wir auf das Thema Arbeit, und sie meinte irritiert: «Menschen sind doch das Wichtigste in einem Unternehmen. Warum wird dann gerade dort immer weniger Zeit investiert?» – eine Frage, die auch mich seitdem nicht mehr loslässt.
In ihrem global tätigen Unternehmen wurden zuletzt unzählige (HR-)Prozesse automatisiert oder stark rationalisiert. Termine werden über Tools organisiert, Feedback läuft über Plattformen, Bewerbungsprozesse sind standardisiert und laufen nur noch vereinzelt persönlich ab. Sogar die Kündigung sei am Ende ein formal geregelter Prozess, bei dem eine Person eigentlich nur noch die gesetzlichen Schritte ausführt. Alles andere ist über Systeme geregelt. Ihre Frage – und inzwischen auch meine Feststellung: Wenn Menschen tatsächlich das Wichtigste in Unternehmen sind, warum wird dann gerade der zwischenmenschliche Teil der Arbeit immer weiter reduziert?
Ohne Automatisierung geht nichts mehr
Automatisierung ist längst auch im HR angekommen. Lebensläufe werden durch Systeme gescannt, Interviews automatisiert geplant und aufgezeichnet und Daten strukturiert ausgewertet. In manchen Unternehmen führen Bewerbende ihre ersten Gespräche sogar mit einer Kamera statt mit einer Person – sogenannte Robo-Interviews. Die Vorteile liegen auf der Hand. Prozesse werden schneller, strukturierter und standardisierter, Effizienz wird gesteigert! So können HR-Abteilungen grössere Volumen bei weniger Ressourcen (kleineren Teams) bewältigen, administrative Aufgaben reduzieren und Abläufe vergleichen. Gerade in grossen Organisationen oder bei einem hohen Bewerbungsvolumen wäre vieles ohne digitale Unterstützung heute kaum mehr zu bewältigen.
Automatisierung löst also reale Probleme. Und dabei entsteht auch ein Spannungsfeld, denn: Je effizienter Prozesse werden, desto wichtiger die Frage, was dabei eigentlich verloren geht.
Zwischen Effizienz und verpassten Chancen
Automatisierungstools werden häufig als Ultimativ-Lösung dargestellt. Ich bin jedoch überzeugt, dass Automatisierung nicht für jedes Unternehmen automatisch sinnvoll ist, da ich immer wieder erlebe, dass HR-Tools eingeführt werden, die nicht für alle Mitarbeitenden zugänglich sind oder nicht die eigentlichen Bedürfnisse erfüllen. Screening-Tools beispielsweise werden im Recruiting oft eingesetzt, um Bewerbungen effizient vorzufiltern, also Zeit einzusparen. Bei sehr hohen Bewerbungszahlen kann das helfen, schneller die passenden Profile zu finden. Im anderen Fall kann es dazu führen, dass spannende Profile schlicht «übersehen werden».
In der Praxis sehe ich häufig Unternehmen, die ihre Prozesse automatisiert haben, obwohl sie für bestimmte Positionen ohnehin zu wenige passende Bewerbungen erhalten. In solchen Situationen frage ich mich: Hilft ein automatisiertes Screening wirklich weiter, oder verstärkt es das Problem sogar noch, weil spannende Profile mit gewissen «Lücken» frühzeitig ausgefiltert werden? Gerade diese Profile bringen aber oft grosses Entwicklungspotenzial und frische Perspektiven ins Unternehmen.
In spezialisierten Arbeitsmärkten oder bei schwer zu besetzenden Positionen kann ein zu stark automatisierter Bewerbungsprozess dazu führen, dass Kandidierende gar nicht erst sichtbar werden. Viel eher sind Unternehmensgrösse, Bewerbungsvolumen, die Situation am Arbeitsmarkt und das HR-Team entscheidend dafür, was passt und was nicht. Neben Effizienz und Prozessen wird hier ein zentraler Faktor gerne vergessen: Die menschliche Beziehung.
Der Mensch ist kein Prozess
HR ist nicht nur Prozessmanagement. Unternehmenskultur entsteht nicht durch Tools und Vertrauen nicht durch automatisierte Abläufe. Schwierige Gespräche lassen sich kaum standardisieren. Gerade bei Veränderungen im Unternehmen, Konflikten im Team oder auch Kündigungen zeigt sich, wie wichtig menschliche Einordnung, Mitgefühl und adäquate Kommunikation sind. Systeme können dabei unterstützen – aber sie sind kein Ersatz.
Auch im Recruiting spüren viele Bewerbende diese Entwicklung. Wenn Lebensläufe durch Systeme laufen, Termine automatisch generiert werden und erste Gespräche über Video-Tools stattfinden, entsteht der persönliche Austausch erst sehr spät oder teilweise gar nicht mehr. Das mag zwar effizient sein, aber nicht immer überzeugend, wie mir ein Kandidat kürzlich schilderte. Für ihn bedeutete ein vollautomatisierter Prozess mangelndes Interesse an seiner Persönlichkeit und des Unternehmens an seinen Mitarbeitenden generell. Er teilte mir mit, dass er solche Prozesse zukünftig nicht mehr fortführen wird.
Ich möchte nicht anzweifeln, dass diverse Bereiche von Automatisierung profitieren können. Vielleicht liegt ihre Chance aber nicht darin, HR zu ersetzen, sondern eher darin, Raum zu schaffen. Wenn administrative Aufgaben automatisiert werden, entsteht die Möglichkeit, dass HR sich stärker auf das konzentriert, was Maschinen (noch) nicht leisten können: zuhören, vermitteln, einordnen, Vertrauen aufbauen und die Unternehmenskultur aktiv mitgestalten. Automatisierung sollte mehr Zeit für zwischenmenschliche Beziehungen schaffen und diese stärken, nicht reduzieren.
Denn wenn Menschen tatsächlich das Wichtigste in einem Unternehmen sind, müsste genau dort auch der grösste Fokus liegen.