Kommunikation – ob verbal oder nonverbal – wirkt auch in der Personalgewinnung. Warum Ihre HR-Gespräche mehr über Ihre Unternehmenskultur aussagen als jedes Leitbild auf der Karriereseite. Diese drei Beispiele schaffen Klarheit.
Im HR reden wir oft über Prozesse. Wir tauschen uns lebhaft über die neuesten HR-Tools aus, die den Markt überfluten – dabei ist die Kunst des Dialogs im HR eines der wichtigsten Instrumente, die wir haben. Denn in Gesprächen entscheiden Menschen in wenigen Minuten, ob sie Vertrauen fassen, sich öffnen oder sogar innerlich (und manchmal sogar äusserlich sichtbar) abschalten.
Ich sehe immer wieder schicke Leitfäden zu den Bewerbungsgesprächen, ob strukturiert oder halbstrukturiert – perfekt von einer KI aufbereitet, und dabei wissen wir: Es sind die Zwischentöne, die den Unterschied machen, ob hier eine Rekrutierung oder eine echte Personalgewinnung stattfindet.
Zudem werde ich während meiner Einsätze als Beraterin immer wieder gebeten, bei Bewerbungsgesprächen anwesend zu sein und ein Feedback zur Optimierung zu geben
Und ich stelle immer wieder fest: Viele Unternehmen führen eher Interviews, die mit Fragen eines Kripo-Beamten konkurrieren könnten. Keine echten Dialoge, kein Herzblut, kein Nachfragen – einfach ein kaltes Abarbeiten aller Fragen. Dabei ist gerade der Personalgewinnungsdialog eine Visitenkarte in Echtzeit.
Beispiel 1: Einstieg mit sensibler Wahrnehmung
Ein Bewerber betritt sichtbar angespannt den vorbereiteten Gesprächsraum. Die HR-Verantwortliche sagt nach der Begrüssung nicht: «Setzen Sie sich bitte, wir starten gleich.»
Sie lächelt, nimmt den Blickkontakt auf und meint mit ruhiger Stimme: «Ich weiss, solche Gespräche sind gar nicht Alltag. Daher: Nehmen Sie sich kurz einen Moment. Wählen Sie einen Platz – wir beginnen, wenn Sie bereit sind.»
Der Unterschied? Der erste Satz reduziert Stress, der zweite baut Vertrauen auf. Bewerbende berichten mir, dass dies genau die Augenblicke sind, in denen sie die Gesprächspartner nicht als eine Art Prüfinstanz wahrnehmen – sondern sich für einen Dialog öffnen. Professionelle Personaler wissen, wie wichtig es ist, Emotionen zu erkennen, sie zu benennen und damit Entspannung in die Situation zu bringen.
Beispiel 2: Zuhören als Qualitätssignal
Eine Bewerberin erzählt etwas hektisch, warum sie ihre derzeitige Stelle verlassen möchte. Der Personalleiter unterbricht nicht, er kommentiert nicht, sondern lässt sie sprechen. Dann folgt seinerseits eine kurze Pause – ganz bewusst.
Diese Stille wirkt erstaunlicherweise wie ein Spiegel: Die Bewerberin reflektiert und sagt von selbst: «Ich merke gerade, dass ich gar nicht unzufrieden bin – mir fehlt einfach der Entwicklungsweg.»
Genau hier zeigt sich wahre Gesprächskompetenz: Zuhören ist keine Passivität, sondern ein aktiver Akt von Respekt und Wertschätzung. Die besagte Bewerberin erlebt in diesem Moment Klarheit, weil man ihr Raum gibt.
Beispiel 3: Der letzte Eindruck
Am Ende eines Bewerbungsgesprächs sagt die HR-Leiterin nicht im unverbindlichen Ton: «Danke – wir melden uns dann in den nächsten Tagen.»
Sie sagt mit offenem Blick und einem herzlichen Lächeln: «Danke, Frau Meister, für dieses offene, sympathische Gespräch. Wir haben jetzt ein klares Bild von Ihnen – und ich hoffe Sie auch von uns. Und ich weiss, es tauchen immer noch Fragen ein paar Stunden nach einem solchen intensiven Gespräch auf. Hier auf dieser Karte steht meine Direktdurchwahl. Ich freue mich sehr, wenn Sie mich direkt anrufen.»
Dieser Satz ist kein unverbindlicher Abschied, sondern ein verbindlicher Brückenschlag. Wer so kommuniziert, signalisiert Verbindlichkeit – auch ohne Zusage.
Warum das so entscheidend ist
Mündliche Kommunikation in der Personalgewinnung kann das sein, was Mimik für den Menschen ist: Sie verrät das Echte hinter der gezeigten Fassade.
Nicht nur Personaler – sondern auch Bewerbende – spüren in Sekunden, ob HR wirklich zuhört, ob Interesse authentisch ist und ob das Gesagte mit der Kultur übereinstimmt.
Im Zeitalter der Automatisierung wird erst das Gespräch zur letzten echten Begegnung. Genau dort entsteht das, was keine Software leisten kann: Vertrauen.
Mein Fazit aus mehr als 36 Jahren Personalgewinnung
Bewerbungsgespräche sind kein Verhör, sondern Begegnung auf professioneller Augenhöhe.
Wer als Personaler nahbar spricht, achtsam zuhört und klar formuliert, schafft mehr als ein gutes Gespräch – er vermittelt einen Teil der Unternehmenskultur.
Und wir wissen es alle: Die besten Kandidatinnen und Kandidaten entscheiden sich für das Jobangebot nicht, weil die Konditionen stimmen oder der Jobtitel gut klingt. Sie entscheiden nach dem Gefühl, verstanden, gesehen und gehört worden zu sein.